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Letzte Aktualisierung am 04.12.2016

一般的な情報

文書用の仮想フォルダとは何ですか?

文書番号: #RPOHD17204

Virtuelle Dokumentmappen sind das zentrale Speicherelement in Realify PaperOffice und sind am ehesten mit einer Klarsichthülle zu vergleichen und fungieren als Informations-Sammelcontainer.

Jedes Dokument wird standardmäßig in einer eigenen Dokumentmappe gespeichert. (=Klarsichthülle)

Nur so kann das Dokument verschlagwortet werden ohne das Original selbst zu verändern.
Gespeicherte Dokumente und Dateien werden als Objekt bezeichnet.

In die Dokumentmappe können weitere Dateien und Dokumente eingefügt werden, welche zu dem Stamm-Dokument gehören wie z.B.

  • Digitalfoto als JPG-Bild
  • Visitenkarte als Word-Dokument
  • Fax-Sendebericht als Ausdruck
  • Postbeleg für Einschreiben
  • Abliefernachweis als PDF


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Wieso kann ich einem Objekt keine Kategorie zuweisen sondern nur der Dokumentmappe?

文書番号: #RPOHD18676

Objekte werden gemeinsam innerhalb einer Dokumentmappe gespeichert weil diese zusammen gehören - demnach gehören diese auch in die gleiche Kategorie.

Falls nicht sollten Sie dieses Objekt in eine eigene Dokumentmappe verschieben:

  1. Lassen Sie die ursprüngliche Dokumentmappe geöffnet und wählen Sie den Reiter "Objekte"
  2. Erstellen Sie eine neue Dokumentmappe und wählen Sie den Reiter "Objekte"
  3. Ziehen Sie das gewünschte Objekt per Drag & Drop in die andere Dokumentmappe
  4. Speichern Sie die Änderungen


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どのように多くの文書、私はドキュメントフォルダに追加することができますか?

文書番号: #RPOHD3772

Dokumentmappen sind generell bis maximal 20 Objekte ausgelegt, darüber hinaus wird es zu Geschwindigkeitsproblemen und Programmüberlastungen kommen, da der Programmcache maximal belastet wird.


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Wie trenne ich mehrseitiges PDF Dokument in Einzelseiten auf?

文書番号: #RPOHD4048

Um ein mehrseitiges PDF-Dokument in Einzelseiten auftrennen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Dokumentmappe.

2. Wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung" in Ihrer Dokumentmappe aus

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende PDF-Dokument

4. Wählen Sie "Einzelseiten vom PDF-Objekt erzeugen (falls möglich)".

5. Realify PaperOffice erzeugt Ihnen für jede Seite eine einzelne PDF-Seite inkl. Vorschau.


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Wie kann ich Einzelseiten eines mehrseitigen PDF Dokumentes anzeigen lassen? (FlipView Ansicht)

文書番号: #RPOHD4140

Um Einzelseiten eines mehrseitigen PDF Dokumentes anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie das entsprechende Dokument in Ihrer FlipView Ansicht aus.
Bei einem PDF Dokument wird der Knopf „PDF als Einzelseiten“ eingeblendet.

2. Klicken Sie auf den Knopf „PDF als Einzelseiten“.

3. Im nächsten Schritt werden Ihnen alle verfügbaren Einzelseiten des PDF Dokumentes angezeigt.

4. Um die Ansicht wieder zu schließen, klicken Sie einfach auf „PDF schließen“


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どのように私は手動でサムネイルとテキスト認識(OCR)を更新しますか?

文書番号: #RPOHD4232

Um bei fehlenden oder defekten Vorschaubildern diese manuell neu erstellen zu lassen, die Texterkennung manuell zu aktualisieren oder
die Texterkennungssprache des jeweiligen Dokumentes zu ändern gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Dokumentenmappe

2. Wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung" in Ihrer Dokumentmappe

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Objekt

  • Wählen Sie "Vorschaubild (Texterkennung) aktualisieren" - um die Texterkennung sowie das Vorschaubild des entsprechenden Objektes zu
    aktualisieren. Hierbei wird die allgemeine Sprache der Texterkennung verwendet, welche Sie in Ihren Einstellungen ändern
    können, falls nichts weiteres von Ihnen explizit ausgewählt wurde.
  • Wählen Sie "Alle Vorschaubilder und Texterkennungen aktualisieren" - um die Texterkennung sowie die Vorschaubilder aller Objekte innerhalb der Dokumentmappe zu aktualisieren. Hierbei wird die allgemeine Sprache der Texterkennung verwendet, welche Sie
    in Ihren Einstellungen ändern können, falls nichts weiteres von Ihnen explizit ausgewählt wurde.
  • Klicken Sie auf "Texterkennung (OCR)" um die Texterkennung eines bestimmten Objektes mit einer anderen Sprache als in Einstellungen ausgewählt durchzuführen.
    Wählen Sie die Sprache aus und klicken danach auf "Vorschaubild (Texterkennung) aktualisieren" um die Texterkennung in der von Ihnen ausgewählten Sprache durchzuführen.

5. Klicken Sie auf "Dokumentmappe speichern" um die Änderungen zu speichern. Falls Sie keine Aktionen mit der Texterkennung durchführen möchten, so klicken Sie auf "Abbrechen"

6. Realify PaperOffice erzeugt ein nun ein neues Vorschaubild für dieses Objekt oder mehrere Objekte und führt die OCR Texterkennung erneut durch.


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スキャナから追加

Mein Scanner (z.B. Fujitsu) unterstüzt weder WIA noch TWAIN. Wie kann ich dennoch scannen?

文書番号: #RPOHD14260

In diesem Fall nutzen Sie alternativ die automatische Verzeichnisüberwachung von Realify PaperOffice:

  • Legen Sie eine neues Windows-Verzeichnis an z.B. "eingehende Scans von meinem Fujitsu Scanner"
  • Stellen Sie in Ihrem Fujitsu Scanner ein, das Scandokumente als PDF in diesem Ordner "eingehende Scans von meinem Fujitsu Scanner" gespeichert werden
  • Definieren Sie in Realify PaperOffice eine neue Verzeichnisüberwachung. Lassen Sie das Verzeichnis "eingehende Scans von meinem Fujitsu Scanner" überwachen und legen Sie als Regel fest: "Objekt erstellen und in Sammelablage legen"
  • Wenn Sie jetzt etwas einscannen so erscheint Ihre Scandatei automatisch in der Sammelablage und kann von dort aus in eine a) neue Dokumentmappe oder b) bestehende Dokumentmappe eingefügt werden
  • Sie können auch alternativ festlegen das die Scandatei automatisch in eine neue Dokumentmappe gespeichert wird und dieser z.B. der Kategorie wie  "neue Scandokumente vom Fujitsu Scanner" zugewiesen wird


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Mit welcher Auflösung sollte ich Papierdokumente einscannen?

文書番号: #RPOHD16192

Wir empfehlen für eine optimale Texterkennung mindestens 300dpi oder 600dpi


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Realifyスキャンコネクタの機能

文書番号: #RPOHD4324

Mit Hilfe des Realify ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in Realify PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr Realify PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die Realify PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".Realify ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des Realify ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in Realify PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. Realify PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (Realify PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und Realify PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem Realify PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von Realify PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): Realify PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): Realify PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): Realify PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): Realify PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in Realify PaperOffice zu speichern.


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Emails speichern

Wie speichere ich Outlook Emails?

文書番号: #RPOHD16008

Dazu können Sie die gewünschte Email einfach per drag & drop in die gewünschte Dokumentmappe ziehen. Die Email wird dann samt Anlage in Realify PaperOffice gespeichert.

Für die Corporate-Edition kann auf Anfrage ein direktes Outlook-Addin bereitgestellt werden.

Sie können auch Emails über die Verzeichnisüberwachung automatisch archivieren indem Sie entsprechende Emails über den Outlook-Regelmanager in einem von Realify PaperOffice überwachten Ordner speichern lassen.


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Wie speichere ich Emails aus meinem Webmailer wie Gmail oder web.de?

文書番号: #RPOHD16100

Dazu rufen Sie die Email in Ihrem Browser aus und drucken dann die Email auf den virtuellen Drucker "Realify PaperOffice". Ihre Emai lwird dann in ein PDF/A konvertiert und in Realify PaperOffice abgespeichert.


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Wie kann ich Emails automatisch archivieren?

文書番号: #RPOHD18216

Nutzen Sie dazu die automatische Verzeichnisüberwachung:

  1. Richten Sie eine Verzeichnisüberwachung ein und legen Sie z.B. die Regel fest "Kategorie zuweisen > Archivierte Emails"
  2. Konfigurieren Sie jetzt Ihre Emailprogramm so, das Emails beim Eingang als Kopie in dem überwachten Verzeichnis gespeichert werden
  3. Für die vollautomatische Ablage können Sie auch die Email um XML-Befehle erweiteren


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Verlinkte Objekte einfügen

Wie kann ich auf eine externe Webseite verlinken?

文書番号: #RPOHD17848

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Internetseite
  2. Gegen Sie die Internetadresse ein
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich mit FileOCRmax verarbeitet
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Webseite.


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Wie kann ich eine Dokumentmappe mit einer anderen Dokumentmappe verlinken?

文書番号: #RPOHD17940

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Dokumentmappe
  2. Wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Ziel-Dokumentmappe


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Wie kann ich auf eine Datei verlinken welche nicht in Realify PaperOffice gespeichert ist?

文書番号: #RPOHD18032

Verlinkte Dateien werden mit einer Vorschau direkt in der Dokumentmappe angezeigt, befinden sich jedoch nicht in der Realify PaperOffice Datenbank. Nutzen Sie diese Funktion z.B. für grosse Dateien

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Datei
  2. Wählen Sie den Pfad zu der Ziel-Datei
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich eine Vorschau erstellt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die externe Datei.


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Wie kann ich auf einen externen Ordner verlinken?

文書番号: #RPOHD18124

Mit verlinken Ordner können Sie per Mausklick direkt den Ziel-Ordenr in Ihrem Windows-Dateisystem öffnen. Nutzen Sie diese Option um z.B. Projektordner mit einzubinden

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Ord´ner
  2. Wählen Sie den Pfad zum Ziel-Ordner
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet den externen Ordner


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Vom Dateisystem, NAS oder Server hinzufügen

Wie kann ich direkt aus dem Dateisystem eine neue Dokumentmappe mit mehreren Dateien erstellen?

文書番号: #RPOHD18860

  1. Markieren Sie eine oder mehrere Datei
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü
  3. Wählen Sie "in Realify PaperOffice aufnehmen"
  4. Der Exchange Dialog von Realify PaperOffice wird geöffnet
  5. Geben Sie ggfs, weitere Informationen oder Kategorie- Ordner an und speichern Sie


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Wie kann ich per drag&drop Dateien in eine Dokumentmappe einfügen?

文書番号: #RPOHD18768

  1. Öffnen Sie die Dokumentmappe und wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung"
  2. Ziehen Sie die gewünschten Dateien einfach per drag&drop in die obere Objekt-Anzeige


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